Déconfinement : les 5 étapes à suivre pour votre entreprise !

La date tant attendue du déconfinement progressif annoncé au 11 mai prochain par le Premier ministre approche à grands pas. Après plus d’un mois en confinement dû au coronavirus (COVID-19), les entreprises dont le télétravail est impossible doivent faire face à cette nouvelle urgence liée au redémarrage de leur activité.

Comment préparer la reprise du travail ? Comment protéger au mieux les salariés ? Quelles nouvelles mesures mettre en place ? Dans quel cas le droit de retrait peut-il s’appliquer ? Comment réorganiser l’espace de travail ?

Tant de questions que beaucoup d’entreprises se posent à l’heure actuelle et auxquelles nous allons essayer d’y répondre au mieux dans cet article.
Voici sans plus attendre nos 5 étapes à suivre pour préparer au mieux le retour de vos salariés en entreprise (sauf si le télétravail vous est possible !).

Première étape : Évaluer les risques liés au coronavirus

En tant qu’employeur, vous êtes responsable de la sécurité de vos salariés. C’est pourquoi vous devez mettre en place toutes les mesures nécessaires afin que vos employés puissent travailler en toute sécurité. Car oui, malheureusement après le 11 mai le virus sera toujours bel et bien présent parmi nous !

Pour commencer, identifiez les risques de transmission du virus au sein de vos locaux. Cela vous aidera à déterminer votre nouvelle organisation et les actions à mettre en place. Gardez bien également à l’esprit qu’il faudra dans tous les cas mettre en place des actions d’information auprès de vos salariés.

Voici quelques questions qui pourront vous aider à évaluer les situations à risque :

• Sur le lieu de travail, mes salariés ont-ils la possibilité de respecter la distance sociale recommandée ?
• Mes salariés ont-ils des contacts avec des personnes extérieures (fournisseurs, clients…) ?
• Y a-t-il suffisamment d’équipements à disposition pour protéger mes salariés ?
• Les conditions de travail actuelles sont-elles adaptées à la situation ?
• Quelles situations professionnelles s’avèrent dangereuses ?

Une fois cette étape terminée, on passe à la suivante. C’est le moment d’agir !

Deuxième étape : Revoir ses conditions de travail

Si le télétravail est impossible au sein de votre société, vous devez revoir votre organisation et vos méthodes de travail au sein de votre établissement. Chaque aménagement doit être propre à chaque secteur, bien évidemment.

Des locaux réaménagés

Pour les entreprises dont les locaux sont suffisamment grands, revoyez l’organisation de votre mobilier afin que la distance sociale d’au moins 1 mètre puisse être respectée. En open-space, cette distance est difficile à maintenir. C’est pourquoi il est préférable de limiter le nombre de personnes présentes au travail en repensant leur planning et/ou en mettant en place un système de roulement. Par exemple, vous pouvez solliciter une équipe du matin et une autre l’après-midi.

Pour les commerçants et artisans accueillant du public, réorganiser l’accueil de vos visiteurs est primordial. Le but est de limiter et contrôler le flux de personnes. Pour cela définissez un nombre maximal de personnes pouvant entrer dans votre boutique. Pour les coiffeurs par exemple, vous pouvez recevoir vos clients uniquement sur rendez-vous et limiter là aussi un nombre maximum en fonction de la grandeur de vos locaux.

Toujours pour les commerçants, hors cafés et restaurants qui – on le rappelle – resteront fermés jusqu’à nouvel ordre, la mise en place de plexiglas est un excellent moyen de protéger vos salariés en créant une barrière entre ces derniers et les clients. Placez des marquages au sol afin que vos clients puissent maintenir encore une fois la distance sociale suffisante.

Des espaces collectifs réorganisés

Pour les cantines, adaptez le temps du repas et définissez un roulement afin que tout votre personnel ne se retrouve pas à manger en même temps. Veillez à ce que vos salariés aient la possibilité de respecter le mètre de distance à table (encore une fois). Oubliez également les fontaines à eau collectives et mettez à disposition des bouteilles d’eau individuelles. Si vous pensez que ces dispositifs sont trop risqués au vu de la disposition de votre salle alors prévoyez la fermeture complète de celle-ci.

En ce qui concerne les vestiaires, veillez à ce que chaque salarié dispose de son propre casier. Vous pouvez également mettre en place un planning avec des heures d’arrivées et de départs afin que tous vos salariés ne se retrouvent pas en même temps dans un petit espace.

Pour les salles d’attente, reconfigurez le placement des chaises et faites patienter vos clients dehors plutôt que regroupés à l’intérieur.

On n’oublie pas les sanitaires ! Idéalement demandez là aussi aux employés de patienter à l’extérieur. Sinon, vous pouvez aussi utiliser le système des marquages au sol si l’espace le permet.

De nouvelles méthodes de travail à revoir

En ce qui concerne vos réunions, il est préférable de les écourter ou de privilégier les visioconférences (Zoom, Skype, Teams… ce ne sont pas les outils digitaux qui manquent !).
Annulez ou reportez tous vos déplacements non essentiels afin de limiter les risques un maximum. Évitez également de vous passer de main en main vos dossiers ou factures pour laisser place au bon vieux scanner !

Pour les commerces de proximité et artisans, il serait intéressant de proposer des nouveaux services avec un service de livraison locale par exemple (4 kilomètres maximum) à un prix abordable.
Vous devez bien entendu, respecter les règles sanitaires afin de protéger vos livreurs et clients.
Oubliez les livraisons avec signature pour éviter tout contact entre vos employés et les clients. Demandez à vos livreurs de déposer les colis directement dans les boîtes aux lettres, tout simplement. Mettez leur également à disposition des masques, des gants et des gels hydroalcooliques.

Certaines entreprises ont même créé des partenariats avec des acteurs locaux notamment La Poste et certains buralistes afin que les livreurs puissent se reposer et se laver la main dès qu’ils passent devant l’un d’entre eux.  Une belle initiative !

Troisième étape : Protéger ses salariés

Il est important également de remémorer à vos collaborateurs tous les gestes barrières à adopter. Parce qu’un petit rappel ne fait jamais de mal, voici les gestes essentiels pour freiner le COVID-19 :

• Se laver fréquemment les mains avec du savon et/ou du gel hydroalcoolique
• Tousser ou éternuer dans son coude
• Utiliser uniquement des mouchoirs à usage unique
• Ne pas se faire la bise et/ou se serrer la main
• Respecter la distance sociale

Retrouvez toutes les infos sur le site du Gouvernement.

Vous pouvez disposer au sein de vos locaux d’affiches rappelant tous ces gestes à adopter. Pensez aux lieux stratégiques comme l’entrée, les toilettes, la cantine, etc.

Comme nous vous l’avons mentionné un peu plus haut, en tant que directeur, vous êtes dans l’obligation de mettre en place tous les dispositifs nécessaires afin que vos salariés puissent travailler en toute sécurité et en toute sérénité. Il faut donc que vous disposiez d’équipements de protection suffisants tels que : du savon, du gel désinfectant, des masques ou encore des gants jetables.

Pour vous aider, voici quelques exemples de mesures complémentaires qui peuvent être prises en fonction de votre activité :

Les industries 

• Réduisez le nombre de personnes dans les équipes et/ou organisez un système de roulement comme expliqué plus haut.
• Fournissez des masques et des gants et disposez des marquages au sol.
• Éloignez les postes de travail pour respecter la distance sociale.

Les commerces (hors cafés et restaurants)

Vous pouvez en plus du plexiglas au niveau des caisses :

• Autoriser uniquement les paiements sans contact.
• Si ce n’est pas possible, désinfectez à chaque passage le terminal de paiement.
• Pensez bien aux marquages au sol également dans vos boutiques.

Les coiffeurs

• Port du masque obligatoire pour vos salariés
• Désinfection des outils après chaque manipulation

Les entrepreneurs

• Privilégiez le télétravail lorsque cela est possible
• Limiter vos déplacements.

Quatrième étape : Dialoguer avec ses employés

Certains salariés peuvent avoir peur face au coronavirus et cela est tout à fait compréhensible. En tant que manager, votre rôle est de réduire l’anxiété au sein de vos équipes. Pour cela, il faut écouter leurs inquiétudes et leurs interrogations et tenter d’y répondre. Soyez honnêtes et informez-les sur les mesures qui vont être mises en place prochainement dans l’entreprise. Faites leur part également de vos attentes les concernant, notamment avec le respect des règles barrières. En clair, favorisez la discussion afin de pouvoir faire face à ce défi le mieux possible.

Si un salarié souhaite exercer son droit de retrait, sachez que ce droit ne se justifie pas si toutes les précautions émises par le gouvernement ont été mises en place.

Cinquième étape : Communiquer

Si vos collaborateurs ont besoin d’être informés, vos clients également ! Rassurez ces derniers en leur communiquant les préventions mises en place pour la sécurité de tous. Même si votre société reste fermée, il faut continuer à communiquer sur les réseaux sociaux notamment. Eh oui, Facebook n’aime pas tellement les abonnés absents ! Votre présence en ligne doit perdurer afin que tous vos efforts d’avant crise ne soient pas vains. Néanmoins, pensez à bien adapter votre communication en temps de crise et de ne pas faire comme si de rien n’était.

• Nous avons rédigé un article qui en parle en détails : 5 conseils pour bien gérer sa communication et rester pertinent en cette période de crise

Si vous n’avez pas de présence en ligne, c’est certainement le meilleur moment de changer votre stratégie de communication ! La communication digitale est plus que primordiale… et encore plus dans une telle situation. Pensez-y ! 😉

Que faire si un de vos salariés est contaminé par le virus ?

Vous venez d’apprendre que l’un de vos salariés est touché par le COVID-19 ? Pas de panique, voici ce que vous pouvez faire :

1. Tout d’abord : le placer immédiatement en confinement. Il faut protéger vos autres employés et ne prendre aucun risque.
2. La prochaine étape est d’informer les autres collaborateurs et identifier toutes les personnes avec qui ce dernier a été en contact les 14 derniers jours (période d’incubation du coronavirus)
3. Invitez toutes ces personnes quelles qu’elles soient (clients, intervenants, collègues) à se manifester au plus vite.
4. Procéder au nettoyage minutieux de vos locaux pour éradiquer tout risque de contamination. Attention à bien équiper vos équipes de nettoyage !

Sachez tout de même que si un de vos salariés est contaminé et qu’il a la possibilité de prouver que la contamination a été effectuée sur les lieux du travail alors la responsabilité de l’employeur peut être engagée. Raison de plus pour tout mettre en œuvre afin de garantir la protection de vos salariés.

Pour conclure

Cette situation est inédite et est loin d’être facile, pour tout le monde.
C’est pourquoi, c’est le moment (plus que jamais) de se serrer les coudes et d’être solidaires !
Pensez, en tant que citoyen, à soutenir les producteurs locaux, les petits commerces, les artisans ou encore le personnel hospitalier pour qui cette situation est également plus que difficile.

Nous espérons que cet article aura pu vous éclairer et vous aider à y voir plus clair sur les mesures à prendre au vu de ce déconfinement.
D’ici là, prenez soin de vous et surtout… #restezchezvous !

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À très bientôt pour de nouvelles aventures !